【議事録 に、使われるな。】

【議事録 に、使われるな。<コンサル業としてのコラム>】

     
   
議事録は、第一目的はなんでしょうか。


言った言わないの記録という監査的な役割も確かにあります。

それはプロセスの共有。しかし、私はあえて思うのですが、
そんなためなら要らないし、時間がもったいないと思います。


会議の非参加者にその空気感を伝えるというので、音声記録の
ようなものであればそれはまだよいでしょうが、それは別モノ
です。

(私はよくやるが、それも本来は要らないし、それは議事録
というよりも読み物、また自分が一番勉強になります)。

さて、
会議。

A「そろそろWEBの更新もやってはどうですか?」
B「それついては既に進行中です。」
C「で、どうしますか?」
B「まぁ、進行中なので、なんとかします」 

というような

会して議せず
議して決せず
決して行わず


的な事に対して、一生懸命ノートパソコンでカチカチやってい
るのはまったくもって無意味でしょう。

やはり、第一目的としては、あくまでもTodoリストを明確にし、
責任のレベルを高め、忘れぬよう、事業を推進していくための
ツールです。


まず、本日はようするにこうだという、共通コンセプトや
メッセージを10~40文字まとめて、そして、経緯やプロ
セスは概要として簡単にし、TODOリストをまとめて、1いつ
までに、2だれが、3なにをするか。だけでいいのではない
でしょうか。

議事録作成を業務とするならば、これにもプロがあります。

それが、ノートパソコンでワード、パワーポイントを同時
並行で操り、その会議が終わった時点で完成していること
です。(私は前職のチラシDM倶楽部で鍛えられました)

最低でも、次の日の早朝に(電子ファイル)で提出し、
かつ、メールで送った!だけでなく、電話のフォロー確実
にするということ。

1.本日のまとめ的コンセプトを書く
2.経緯やプロセスは完結に
3.ToDoリストの確認
4.翌朝一に送付(即時処理)
5.電話(対面)フォロー

これは別に、コンサル的な仕事だけというもんでもないようです。


                    以上。
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