【議事録 に、使われるな。】
カテゴリ: マネジメント/自己成長
【議事録 に、使われるな。<コンサル業としてのコラム>】

     
   
議事録は、第一目的はなんでしょうか。


言った言わないの記録という監査的な役割も確かにあります。

それはプロセスの共有。しかし、私はあえて思うのですが、
そんなためなら要らないし、時間がもったいないと思います。


会議の非参加者にその空気感を伝えるというので、音声記録の
ようなものであればそれはまだよいでしょうが、それは別モノ
です。

(私はよくやるが、それも本来は要らないし、それは議事録
というよりも読み物、また自分が一番勉強になります)。

さて、
会議。

A「そろそろWEBの更新もやってはどうですか?」
B「それついては既に進行中です。」
C「で、どうしますか?」
B「まぁ、進行中なので、なんとかします」 

というような

会して議せず
議して決せず
決して行わず


的な事に対して、一生懸命ノートパソコンでカチカチやってい
るのはまったくもって無意味でしょう。

やはり、第一目的としては、あくまでもTodoリストを明確にし、
責任のレベルを高め、忘れぬよう、事業を推進していくための
ツールです。


まず、本日はようするにこうだという、共通コンセプトや
メッセージを10~40文字まとめて、そして、経緯やプロ
セスは概要として簡単にし、TODOリストをまとめて、1いつ
までに、2だれが、3なにをするか。だけでいいのではない
でしょうか。

議事録作成を業務とするならば、これにもプロがあります。

それが、ノートパソコンでワード、パワーポイントを同時
並行で操り、その会議が終わった時点で完成していること
です。(私は前職のチラシDM倶楽部で鍛えられました)

最低でも、次の日の早朝に(電子ファイル)で提出し、
かつ、メールで送った!だけでなく、電話のフォロー確実
にするということ。

1.本日のまとめ的コンセプトを書く
2.経緯やプロセスは完結に
3.ToDoリストの確認
4.翌朝一に送付(即時処理)
5.電話(対面)フォロー

これは別に、コンサル的な仕事だけというもんでもないようです。


                    以上。
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編集 / 2010.07.26 / コメント: 0 / トラックバック: - / PageTop↑
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地域ブランド創造を切り口に、地域再生、森林再生に携わる古川大輔が現場感あふれる日々をブログにアップ。コンサルタント視点のコラムもあり、地域経営、会社経営、人生経営のヒントにもご覧ください。 ~地域・地方にこそ美しい日本の宝あり~

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株式会社 古川ちいきの総合研究所 
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